Factura proforma de un proveedor chino: qué verificar antes de pagar

La proforma (PI) es el primer documento real de cualquier importación desde China: tu proveedor la envía después de acordar producto y cantidad, y todo lo que sigue — el anticipo que transfieres, la tasa de arancel que pagarás, el puerto desde el que saldrá tu carga — queda fijado por lo que allí se escribe. Sin embargo, la mayoría de las guías la tratan como una formalidad. No lo es. La PI es tu última oportunidad para corregir un código HS erróneo, un Incoterm ambiguo o una cuenta bancaria fraudulenta antes de que tu dinero salga de tu cuenta. Esta guía cubre qué es una proforma, cómo difiere de una factura comercial, si la aduana la acepta (con la normativa real, porque la mayoría de las respuestas en internet están equivocadas), y los controles exactos que debes hacer antes de pagar un anticipo. Forma parte de nuestra guía más amplia sobre documentación de importación desde China.

¿Qué es una proforma? (Significado en el comercio con China)

Una proforma es una factura preliminar que un proveedor emite antes de producir o embarcar la mercancía. Se parece a una factura — partidas, precios unitarios, totales, detalles bancarios — pero su función es distinta: formaliza la oferta para que confirmes el pedido, organices el pago y empieces a planificar el flete y la aduana. En el comercio con China, la PI es donde termina la negociación y empieza la ejecución: una vez la firmas y pagas el anticipo, inicia la producción.

Según la International Trade Administration, los importadores también necesitan una proforma para tres gestiones administrativas: solicitar una licencia de importación, abrir una carta de crédito y tramitar la transferencia de divisas. Si tu banco o el régimen de importación de tu país pide “una factura” antes de que existan los bienes, la PI es ese documento.

Ayuda saber lo que una PI no es. El comercio exterior chino funciona con aproximadamente cinco documentos tipo factura: la proforma (cotización previa al pedido), la factura comercial (el documento aduanero real), la factura de IVA o fapiao (el comprobante fiscal interno de China — rara vez la verás como comprador extranjero), la lista de empaque y las facturas fiscales internas. Solo la factura comercial y la lista de empaque viajan con tu embarque.

También conviene separar la PI de sus “vecinos” en la cadena de papel:

• Cotización — indicación de precio informal, a menudo solo un email o una hoja de cálculo; sin datos bancarios ni bloque de firma.
• Proforma — oferta formal y estructurada con precios, términos e instrucciones de pago; base para tu anticipo.
• Orden de compra (PO) — tu documento confirmando el pedido al proveedor; en muchos acuerdos con pymes chinas, una PI firmada sustituye por completo a la PO.

Proforma vs factura comercial: las diferencias clave

Esta es la comparación que más importa, porque confundir ambos documentos en aduana causa demoras reales. Aquí está el panorama completo:

Dimensión	Proforma (PI)	Factura comercial (CI)
Cuándo se emite	Antes de confirmar el pedido, antes de producir	Tras la producción, cuando la mercancía realmente se embarca
Propósito	Cotizar, negociar, detonar el anticipo, solicitar licencias/LC	Declarar la transacción ante aduana, evaluar aranceles
Refleja	Bienes previstos y cifras estimadas	Bienes realmente embarcados, cantidades y valores finales
Estatus legal	No vinculante por defecto (más fuerte si está firmada + sellada)	Registro vinculante de la venta; documento legal de aduanas
Uso en aduanas	Generalmente no se acepta (excepción limitada en EE. UU. — ver abajo)	El documento principal de despacho en todo el mundo
Contabilidad	No se contabiliza como cuenta por cobrar/pagar	Se contabiliza; se usa para conciliación de pagos y auditorías
Precios	Precios cotizados, válidos hasta la expiración indicada	Precios finales acordados

Un detalle práctico que conviene saber: los proveedores chinos suelen emparejar los números de documento — una proforma numerada PI03771018 pasa a ser la factura comercial CI03771018 en el mismo pedido. Cuando los números no coinciden, o los valores de la CI difieren silenciosamente de la PI que firmaste, es tu señal para conciliar antes de que la mercancía salga, no después.

La factura comercial luego viaja con el resto del set documental — lista de empaque, conocimiento de embarque, certificado de origen. Mantenemos el desglose completo post-pedido en nuestra lista de verificación de documentación de importación (BL, CI, PL, COO, MSDS), para que esta página se concentre en la etapa previa al pedido.

¿Se puede usar una proforma para el despacho aduanero?

Respuesta corta: planea que no — siempre despacha con la factura comercial. Respuesta larga: depende del país, y aquí es donde la mayor parte de internet se equivoca, así que esta es la regla real para el mayor mercado importador.

Estados Unidos: conforme a 19 CFR 141.91, CBP puede aceptar el ingreso con una proforma — pero solo si el importador presenta una fianza (CBP Form 301) por 1.5 veces el valor de la factura y entrega la factura comercial real dentro de 120 días del resumen de entrada. Si no cumples ese plazo, comienzan a acumularse daños liquidados; si pasan más de 6 meses, las penalidades se agravan. Encontrarás sitios que afirman que el plazo es 50 días, y otros que es 180 — ambos están equivocados; la norma dice 120. Es un recurso de emergencia cuando la CI no está disponible al ingreso, no una vía rutinaria de despacho, y las facturas comerciales se presentan electrónicamente por el sistema ACE/DIS de CBP a través de tu agente.

Singapur: el extremo opuesto — una proforma no puede usarse para solicitudes de permisos de importación, valor declarado ni declaración de GST en absoluto. La factura comercial es obligatoria.

La mayoría de los demás mercados están más cerca de Singapur que de EE. UU.: las aduanas quieren la factura comercial, punto. Sea cual sea tu destino, trata la PI como un documento de planificación y asegúrate de que tu proveedor emita una CI limpia y consistente antes de que zarpe el buque. Para lo que aduana realmente pide en destino, consulta nuestra guía sobre documentos requeridos para el despacho aduanero.

Los 11 campos de una proforma completa — con anotaciones

La International Trade Administration publica la lista de verificación de referencia de lo que debe contener una proforma válida. Aquí está cada campo, con la señal de alerta a vigilar en PIs de proveedores chinos:

#	Campo (lista ITA)	Qué verificar — y la señal de alerta
1	Nombre y dirección del vendedor	Deben coincidir con la razón social registrada en la licencia comercial china — no una marca ni el nombre de un vendedor
2	Nombre y dirección del comprador	Tu entidad legal importadora, escrita exactamente como en tu registro de importación
3	Referencia del comprador	Tu número de consulta/PO — mantiene enlazada la trazabilidad
4	Descripciones de los artículos	Suficientemente específicas para clasificar: materiales, uso, números de modelo. “Goods” o “samples” es alerta roja
5	Precios unitarios y cantidades	Multiplica todo tú mismo. Errores aritméticos sorprendentemente llegan hasta los anticipos
6	Totales extendidos y moneda	Moneda indicada explícitamente (USD vs RMB vs ambigüedad de “$”). Totales que coinciden con la suma de las líneas
7	Pesos y dimensiones	Peso bruto/neto y CBM — no puedes comparar fletes sin ellos
8	Descuentos y cargos	Cualquier herramental, molde o comisiones bancarias desglosadas, no enterradas en precios unitarios
9	Términos de entrega (Incoterm)	Nombrado con un punto específico: “FOB Shenzhen” o “FOB Ningbo”, nunca “FOB” a secas. El puerto cambia tu costo de flete
10	Términos de pago	% de anticipo, disparador del saldo, método (T/T, LC). Términos vagos = disputas después
11	Fecha de validez + fecha estimada de embarque	Ambas presentes. Una PI sin vencimiento le da al proveedor una opción gratuita para reprocesar precios; sin fecha de embarque, los retrasos son inargumentables

Dos campos merecen atención extra porque ninguna lista ITA puede imponerlos:

• El código HS. Los proveedores suelen incluir uno — y a menudo lo suponen, o eligen el que conllevó menor escrutinio de exportación. Tu arancel en destino se fija por la clasificación, así que verifícalo tú mismo (siguiente sección).
• Los datos bancarios. Están en la PI porque estás a punto de transferir dinero a esa cuenta. Ese es el frente de fraude — lo cubrimos abajo.

Términos de pago en una proforma china: el estándar T/T 30/70

El abrumador default en el comercio con China es 30% de anticipo contra la PI firmada, 70% de saldo antes del embarque, ambos por transferencia telegráfica (T/T). Un ejemplo típico en esta ruta: 2,400 luminarias LED a $6.80/unidad = $16,320 total (1,150 kg, 8.5 CBM) — la PI indica un anticipo de $4,896, y el saldo de $11,424 vence antes de cargar la mercancía.

La mecánica que conviene conocer antes de firmar:

• La producción inicia cuando el anticipo se acredita, no cuando lo envías. Tu cronómetro de lead time empieza al recibirlo.
• La solicitud del saldo suele llegar unos 10 días antes de terminar la producción, para que el proveedor reserve transporte saliente en cuanto la mercancía esté lista. Planea tu flujo de caja — el llamado al saldo siempre parece temprano.
• Si la PI no especifica fecha de vencimiento, la convención común es una ventana de pago de 30 días. No te confíes; escribe el disparador explícitamente (“70% contra copia del B/L” es una variante más favorable al comprador que muchos proveedores aceptan en pedidos repetidos).
• Saldo antes del embarque significa antes de que tengas la mercancía. Tu influencia tras pagar el 100% es la relación, la PI firmada y cualquier inspección que hayas hecho — por eso las cláusulas de inspección pre-embarque deben figurar en los términos de pago de la PI.

Para el menú completo de estructuras (variantes de T/T, cartas de crédito, cuenta abierta) y cuándo conviene cada una, consulta nuestra guía sobre términos de pago con proveedores chinos.

Antes de transferir el anticipo: lista antifraude

Aquí está el riesgo del que casi nadie habla al tratar proformas: la PI es el documento que lleva la cuenta bancaria a la que estás por enviar miles de dólares. El fraude de anticipo en pedidos desde China se concentra en dos patrones — proveedores falsos que emiten PIs pulidas y desaparecen, y hilos de email comprometidos donde una PI real es interceptada y reenviada con datos bancarios cambiados. Cinco verificaciones, en orden:

1. Nombre del beneficiario = razón social en la licencia comercial. El nombre de la cuenta en la PI debe coincidir con la entidad china registrada (统一社会信用代码 en la licencia) — verifica con nuestra guía para verificar licencias comerciales de proveedores. Una cuenta a nombre personal es un freno absoluto, sin importar la explicación.
2. Cuidado con cuentas de terceras empresas y offshore. Las cuentas en Hong Kong son comunes y a menudo legítimas (muchas fábricas del continente facturan a través de una entidad comercial en HK), pero la empresa de HK debe estar visiblemente relacionada — misma propiedad, nombrada en la PI como vendedora. Una cuenta a nombre de una tercera empresa no relacionada es alerta roja.
3. Confirma los datos bancarios fuera del hilo. Si los datos cambian a mitad de la conversación (“nuestra cuenta está auditada, por favor use esta”), detente y verifica por teléfono o videollamada con tu contacto conocido. Este guion exacto es el truco más común de fraude de transferencia en el comercio con China.
4. Haz coincidir la PI con la realidad. El nombre de la empresa, dirección y el sello en la PI deben coincidir con la licencia comercial, la identidad en Alibaba/la feria asistida y documentos anteriores.
5. Revisa la coherencia del precio. Una PI 30% por debajo de todas las demás cotizaciones para la misma especificación no es una negociación ganada — es cebo, o es un proveedor que recuperará margen en la calidad.

Usa la PI para estimar el costo puesto en destino antes de ordenar

La función más subutilizada de una proforma: contiene todo lo que necesitas para calcular tu costo total puesto en destino antes de comprometerte — que es precisamente el punto de obtener una PI en lugar de ordenar desde un chat. El flujo:

1. Toma el código HS de la PI — luego verifícalo tú mismo. Clasifica el producto de forma independiente usando nuestra guía de códigos HS o la opinión de un agente. Si tu código difiere del del proveedor, resuélvelo ahora: la diferencia puede ser varios puntos de arancel, o un caso antidumping que no conocías.
2. Lee el Incoterm y lista lo que no está incluido. EXW Foshan significa que todos los costos desde la puerta de la fábrica son tuyos; FOB Ningbo significa que flete marítimo, seguro, cargos en destino, aranceles y entrega son tuyos. El punto nombrado te dice exactamente dónde empiezan tus líneas de costo.
3. Cotiza el flete con el peso y el CBM de la PI. El campo 7 de la lista existe precisamente para que obtengas cotizaciones comparables — solicita una cotización de flete con el peso bruto y el volumen de la PI y tendrás números reales, no estimaciones.
4. Aplica arancel e impuestos al valor aduanero correcto. Arancel = la tasa del código HS verificado sobre el valor de la mercancía (más flete/seguro en países base CIF), luego IVA/GST de importación encima según las reglas de tu destino.
5. Compara el total puesto en destino con tu precio objetivo de venta. Si el margen solo funciona cuando el código HS optimista del proveedor es correcto, no funciona.

Ejecuta esto antes de firmar la PI, cuando cada término aún es negociable. Después, estarás renegociando un trato que ya financiaste.

¿Cuánto tiempo es válida una proforma?

No hay un estándar legal, y esta es una laguna real en muchas PIs de China: muchas no indican fecha de validez. En la práctica, los proveedores honran precios cotizados por entre 7 y 30 días, pero una PI sin fecha es una opción unilateral — el proveedor puede reprocesar precios si cambian materias primas o tipos de cambio, mientras tú ya anclaste tu planificación a los números antiguos. El flete añade una segunda capa: las tarifas marítimas en rutas principales pueden variar porcentajes de dos dígitos en un mes, así que un precio CIF o DDP solo es tan fresco como su componente de flete.

La solución cuesta una frase: pide al proveedor que indique “Precios válidos hasta [fecha]” en la PI. Si tu decisión tomará más que la ventana de validez, espera una PI revisada — y trata la revisión como una oportunidad para rehacer la lista de verificación anterior, porque los datos bancarios, códigos HS y términos a veces cambian junto con los precios.

¿Una proforma es legalmente vinculante en China?

Por defecto, no — una PI es una oferta formal, y cualquiera de las partes puede desistir antes de la aceptación. Pero en la práctica empresarial china puede volverse mucho más:

• Firmada por ambas partes y sellada con el “chop” de la empresa del proveedor (el sello oficial registrado), una PI funciona como evidencia de un contrato de compraventa, y muchas transacciones pymes operan solo con eso. El sello importa más que la firma en China — una PI con firma escaneada pero sin sello es una evidencia más débil.
• Una vez pagas el anticipo contra ella, hay ejecución. Los tribunales y órganos de arbitraje tratan una PI firmada más anticipo como un contrato en ejecución, lo que protege a ambas partes — y vincula a ambas.
• Sus límites son lo que no dice. Una PI de una página rara vez cubre estándares de calidad, tolerancias, penalizaciones por retraso, PI o jurisdicción de disputas. Para valores de pedido significativos, usa la PI para fijar los términos comerciales y respáldala con un contrato de compra para todo lo demás.

De cualquier modo, conserva la PI firmada en tus registros: si la factura comercial, la mercancía o el cronograma luego divergen, la PI es tu documento de referencia en cualquier disputa — y una razón más por la que papelería limpia y consistente se paga sola.

La proforma es el paso uno de una cadena documental

Con perspectiva, la PI es el primer eslabón del rastro documental que sigue a tu mercancía hasta tu puerta. Cada documento debe concordar con el anterior:

1. Proforma — el acuerdo: mercancía, precios, Incoterm, términos de pago. (Estás aquí.)
2. Factura comercial — el acuerdo ejecutado: mercancía real, valores finales; aduana despacha contra ella.
3. Lista de empaque — el detalle físico: cajas, pesos, dimensiones por bulto.
4. Conocimiento de embarque, certificado de origen y certificados de producto — la capa de transporte y cumplimiento, cubierta campo por campo en nuestra lista de verificación de documentación de importación.

Si dejas bien la PI, cada documento posterior hereda datos limpios. Si la dejas mal — un código HS al tanteo, un Incoterm ambiguo, una cuenta bancaria no verificada — el error se multiplica exactamente en los momentos (pago, carga, despacho) en los que es más caro corregirlo.

Reglas y prácticas verificadas en Julio 2026. Si la proforma de un proveedor contradice algo en esta página — especialmente sobre términos de pago o datos bancarios — resuélvelo por escrito antes de mover dinero; esa conversación es en sí misma parte de la evaluación del proveedor.